Управление закупками

Основой оперативного и эффективного управления закупками ТМЦ являются своевременная структуризация и уточнение величины и сроков покупки, а также места доставки приобретаемых материалов и оборудования. Это предполагает наличие в управляющей недвижимостью компании регламентированного порядка взаимодействия ответственных за закупку сотрудников с менеджерами по складу, а также по распределению. При этом в первую очередь целесообразно структурировать виды заявок, параметры которых определяют действия менеджера по закупке и продолжительность их исполнения.
Плановая заявка менеджера по снабжению — запрос на предусмотренные в графиках и планах приобретения ТМЦ для текущей хозяйственной деятельности: мебели, средств и инструментов для уборки помещений и т.д. В процессе их обработки специалист по закупке получает подтверждение ранее запланированных сроков и объемов или их корректировку с указанием причин. Например, снабженец строительных материалов может заказать меньшую, чем запланировано, партию при увеличении сроков ремонта, повышении экономии расходования и т.д.
В отношении заявок на внеплановые (разовые) закупки необходимо дополнительно уточнить место поставки для их выполнения точно в срок с минимальными транспортными затратами. Например, поставку видеокамер для системы теленаблюдения здания целесообразно заказать сразу к месту и дате их монтажа. Аналогично доставку мебели арендатору менеджеры по закупке и распределению совместно определяют таким образом, чтобы она была привезена в указанное помещение, собрана и смонтирована в удобное для клиента время.
Заявки от менеджера склада на ТМЦ для пополнения запасов предлагается разграничить по степени их важности на текущие и срочные, период их исполнения установить в зависимости от функционального назначения указанных в них материалов и оборудования следующим образом:
• для срочной заявки на восполнение аварийного резерва в максимально сжатые сроки, поскольку недостаточность данного вида ТМЦ связана с рисками утраты или повреждения эксплуатируемых зданий, имущества жильцов и арендаторов и т.д.;
• для текущих заявок на пополнение текущих запасов, например, компьютерной периферии, время, достаточное для бесперебойного материально-технического обеспечения управляющей (эксплуатирующей) недвижимостью компании, но в пределах средней продолжительности оборачиваемости запаса соответствующего вида.
Все полученные менеджером по закупке заявки должны рассматриваться на соответствие утвержденным планам, графикам, установленным нормативам периодичности, объема и стоимости приобретаемых ТМЦ. При несоответствии указанным критериям рекомендуется предусмотреть процедуру их акцепта вышестоящим руководством, бюджетным или финансовым контролером, ответственным за бюджетирование денежных средств. Например, закупка мебели для арендатора свыше нормы может производиться только после получения разрешения от финансово-экономических и маркетинговых служб, которые согласовывают превышение нормированных затрат с точки зрения окупаемости, в том числе через повышение арендной ставки.
В процессе уточнения параметров и сведений заявок составляется спецификация на ТМЦ, содержащая их количество, тип, точное наименование (производитель, номер модели), требования по времени и месту доставки, наладке и установке, а также по гарантии, замене, неустойки за невыполнение. Рассмотрим более подробно подходы к последующему формированию на их основе заказов, структурированных по номенклатуре ТМЦ, объемам и срокам поставки.
Покупку технологического снаряжения для технической эксплуатации предлагается оформлять отдельно от заказов на расходные материалы. Крупная партия закупаемых ТМЦ для исполнения одним контрагентом позволит в свою очередь получать скидки, в том числе за счет сокращения транспортных и трудовых расходов поставщика. Кроме того, важно учитывать, что в одном заказе не могут быть совмещены материалы для оперативных нужд и ТМЦ со сроками поставки, некритичными для деятельности по управлению объектами недвижимостью. Например, телекоммуникационное оборудование, монтаж и установка которого в помещении арендатора запланированы через 10 дней, не объединяется с компьютерной техникой, сборка и доставка которой может быть осуществлена через две недели.
В управлении процессами непосредственного размещения сформированных заказов на приобретение ТМЦ среди поставщиков и контроля их исполнения рекомендуется производить с применением следующих видов договоров:
1) рамочных, заключаемых на определенный период, для закупки по срочной или плановой заявке посредством оформления соответствующего дополнительного соглашения или счета-заявки;
2) разовые, предусматривающие выполнение единичного заказа по внеплановой или текущей заявке — мебели для арендаторов, пополнение низколиквидных запасов либо предполагающие непродолжительный характер и сроки поставок, например, отделочных материалов для строительства объекта недвижимости.
Как правило, рамочные договоры позволяют минимизировать период приобретения ТМЦ вследствие отсутствия необходимости поиска и отбора контрагента, подготовки и оформления нового контракта. В таком случае, как правило, оценка стоимости и качества материалов и оборудования, предлагаемых потенциальными поставщиками, производится перед заключением такого договора. Это дает возможность в срочном порядке заказать ТМЦ, а все необходимые документы и оплату оформить в момент или даже после их отгрузки. В отношении ТМЦ с высокой стоимостью, в которых потребность единовремена или где не требуется оперативность исполнения заказа, целесообразны разовые договоры. Перед их заключением организуется и проводится конкурентный анализ или тендер (конкурс) на основе спецификаций сформированного заказа: потребительских свойств, количества, времени поставки.

Рис. Управление договорными отношениями при закупке ТМЦ
Контроль поставок ТМЦ должен осуществляться вплоть до подтверждения менеджером по складу или распределению об их отгрузке — данных о фактических сроках, объемах и качестве. Документы и сведения от кладовщиков и снабженцев должны быть проверены менеджером по закупке на предмет их соответствия договорным условиям. Если поставщик выполнил полностью свои обязательства по разовому договору, то он попадает в список надежных, в противном случае — в перечень нежелательных контрагентов и впоследствии менеджером закупок не рассматривается. Для добросовестных партнеров, надлежащим образом соблюдающих все договоренности в течение установленного периода сотрудничества, рекомендуется предусмотреть предоставление упрощенного порядка отбора и рассмотрения предложений на выполнение заказов и (или) последующее заключение с ними рамочных договоров.

Похожие материалы

Наследование. Дарение. Пожизненная рента стр.40

- в течение 10 дней со дня извещения, продавец вправе продать свою долю любому лицу. При продаже доли с нарушением преимущественного права покупки любой другой участник долевой собственности имеет право в течение 3 месяцев требовать в судебном порядке перевода на него прав и обязанностей покупателя (п. 3 ст. 250 ГК РФ).