Бюджетный контроль заключения хозяйственных договоров

Эффективная система управления недвижимостью предполагает, что финансово-бюджетный контроль договоров производится не только с момента их заключения, но и предварительно с начала подготовки проекта и в течение всей процедуры согласования. Для этого в первую очередь рекомендуется разработать и внедрить структуру всех используемых в финансовохозяйственной деятельности видов договоров в разрезе центров ответственности — подразделений, менеджеров, а также соответствующих статьей бюджета. Такое закрепление контрактов позволит составить и использовать перечень соответствующих параметров для бюджетного контроля по статьям бюджета.
Например, по доходной статье «Доходы от аренды» заключение договоров аренды недвижимости может осуществлять только отдел маркетинга и продаж, а основными контролируемыми при их подготовке и согласовании условиями являются сроки аренды помещений и величина арендных ставок. Аналогично в качестве объектов финансово-бюджетного контроля договоров ремонта, технического обслуживания и санитарного содержания отдела технической эксплуатации выделены сроки выполнения работ, оказания услуг, их стоимость и условия оплаты. Финансово-бюджетный контроль подготовки и заключения контрактов, связанных с доходами и расходами, предлагается разделить вследствие специфических особенностей и различий процедур контроллинга в их отношении, которые мы подробно разберем на примерах бюджетного согласования соответственно договоров аренды и ремонта.
Поступивший к финансовому (бюджетному) контроллеру проект договора аренды (квартиры № 3) в первую очередь рассматривается на предмет того, к какой статье бюджета он относится, какой объект, помещение предполагается к сдаче и на какой срок. С учетом этих параметров прогнозируется общее значение доходов по статье бюджета на основе условий фактических и ожидаемых к заключению договоров. В табл. 5.3 приведен пример прогноза поступлений до конца года как по уже заключенным в текущем периоде контрактам, так и планируемому — по квартире № 2 после истечения в сентябре срока действующего на данный момент договора ее аренды. Дополнительно к полученной величине прибавляется сумма, указанная в проекте договора аренды квартиры № 3, общий итог, таким образом, позволяет оценить ожидаемое выполнение плана по всей статье бюджета в целом.
В нашем случае условия поступившего проекта договора предполагают недовыполнение плана выручки от аренды по итогам года на 1,2% (16,0 тыс. руб.). Так, при планировании годовой величины доходов по соответствующей квартире ожидалось, что при арендной ставке в 8400 руб. квартира будет сдана не на 10, а на 11 месяцев сразу по завершении ремонта в январе 2006 г. Следовательно, прежде чем согласовать данный проект договора, должны быть предварительно определены и приняты возможные компенсационные меры. Например:
• увеличение арендной ставки в проекте договора аренды квартиры № 3 и в будущем — по квартире № 2 для минимизации недополученных доходов от дополнительного месяца простоя;
• пролонгация действующего договора аренды квартиры № 2 на новый период;
• сокращение на 1 месяц продолжительности ремонта, поиска арендатора и заключения договора по квартире № 2 после завершения срока действующего договора ее аренды в сентябре.
К рассмотрению третьей из перечисленных альтернатив необходимо дополнительно привлечь подразделение, которое отвечает за ремонт высвобождаемых квартир для заселения новых клиентов. Именно от его производственных и технологических возможностей по снижению продолжительности ремонтного простоя квартиры № 2 в большей степени зависит реалистичность воплощения в жизнь соответствующего варианта.
Основой бюджетного контроля проектов договоров, связанных с расходами, также является проверка соответствия условий контракта утвержденным финансовым показателям по соответствующей статье с учетом прогноза ее исполнения. Предположим, что к финансовому контроллеру поступает проект договора на ремонт квартиры № 2 из ранее приведенного примера, проводимого для последующей сдачи данного помещения в аренду. Следовательно, сдвиг сроков ремонта по договору на более поздний, чем было ранее запланировано, приведет к задержке заселения арендатора, заключения договора аренды и получения доходов по нему. Согласование проекта затратного договора с подобными временными отклонениями осуществляется аналогично описанному выше алгоритму обработки договора аренды с одновременным определением мер, обеспечивающих своевременные и максимально ускоренные поступления от аренды в бюджетном периоде.
Несоответствие указанной в проекте договора суммы, когда стоимость ремонта превышает запланированную в бюджете (программах, планах), может привести к отрицательному отклонению по итогам бюджетного года расходной статьи в целом.
Если выявленные отклонения являются допустимыми, то проект договора согласовывается с заложенным ростом стоимости. В противном случае финансовым контролером совместно с заинтересованными подразделениями — отделами технической эксплуатации, маркетинга и продаж — должны быть определены меры по возврату к исходным значениям рентабельности затрат. В нашем примере для обеспечения начального соотношения параметров финансовой эффективности разработан вариант повышения арендной ставки отремонтированной квартиры.
Вышеописанные алгоритмы финансово-бюджетного контроля на стадии подготовки и заключения контрактов могут быть дополнены мероприятиями по проверке валютных условий, рассмотрению рамочных договоров и соглашений. Однако описанные механизмы могут быть достаточно сложными по объему и качеству операций, количеству контрагентов, участвующих в принятии управленческих решений при прогнозировании и оценке последствий, разработке мер по управлению бюджетными, финансовыми и экономическими показателями. Поэтому важно, чтобы процедура согласования проектов договоров обладала необходимой оперативностью, не задерживала реализации бизнес-процессов управления недвижимостью.
Сократить сроки финансово-бюджетного рассмотрения позволяет использование типовых форм договоров, предварительно согласованных не только финансовыми, но и другими основными контрольными службами по своим функциональным направлениям деятельности — налоговый учет и отчетность, юридическая правомочность, информационная и экономическая безопасность и т.д. В таких формах ответственные за подготовку и заключение договора менеджеры лишь изменяют название контрагента, сроки выполнения работ (оказания услуг), их стоимость и т.д.
Следует отметить, что чем больше масштабы деятельности компании и Детальнее применяемая учетно-бюджетная аналитика, тем важнее и критичнее становится вопрос разработки и внедрения соответствующих программных средств. Данные информационные системы за счет алгоритмизации и автоматизации фактических и прогнозных расчетов в единой для структурных подразделений-исполнителей и финансовых контролеров информационной среде могут существенным образом снизить трудовые и временные расходы на контроль заключаемых договоров.

Похожие материалы

Недвижимость: права и сделки стр.141

Допускается принятие решения общего собрания путем заочного голосования путем представления собственником помещения своего письменного решения по вопросам повестки без одновременного совместного присутствия участников (ст. 47 ЖК).