Для анализа финансовой и бюджетной отчетности компании — участника рынка недвижимости предлагается комплексное применение следующих методов:
• ранжирование — для сравнительного сопоставления итогов центров ответственности, бизнес-единиц и т.п., например в риэлтерской компании, когда по филиалам сравниваются бюджеты продаж и аренды недвижимости и выделяются наиболее доходные и убыточные подразделения и направления деятельности;
• план-факт анализ как сводных, так и отдельных операционных бюджетов, основной целью которого является выделение причин полученных отклонений — показателей, сценарных условий, воздействовавших на исполнение статей бюджета компании, объекта недвижимости, отдельного центра ответственности и т.д.;
• факторный анализ, позволяющий выявить обстоятельства (факторы) изменения значений бюджетных показателей, а также степень их общего и раздельного влияния на рассматриваемый оценочный параметр, например, доходов нескольких объектов недвижимости на совокупную величину выручки, полученной за отчетный период.
Проведение финансовыми контролерами анализа бюджетной отчетности, используя указанные методы, предлагается проводить в следующем порядке:
1) идентификация отклонений на основе данных бюджетного учета, обеспечивающего однородность плановых и фактических данных;
2) оценка значимости отклонений в ключевых финансовых результатах — прибыли, выручки, себестоимости, затратах и т.д.;
3) определение характера отклонений (например, регулярное или случайное) и их причин — внутренних или обусловленных непредвиденными изменениями внешних условий;
4) подготовка с учетом произведенного анализа и оценки рекомендаций — возможных управленческих решений по совершенствованию финансово-хозяйственной деятельности.
Выявление отклонений осуществляется путем постатейного сравнения фактических и плановых значений, для последующей оценки влияния которых на запланированный результат используется расчет удельного веса отдельных статей бюджета. В табл. 5.8 приведен пример расчета отклонений по формулам для доходных статей «факт»-«план», а для расходных — «план»-«факт».
Перед анализом полученных отклонений бюджетных показателей прежде всего необходимо отобрать наиболее важные из них. Например, компании нецелесообразно производить детальное рассмотрение отклонения курсов валют — факторов внешней среды, не контролируемых предприятием. И, напротив, необходимо управлять показателем «производственная себестоимость» («себестоимость реализации продукции») на основе его оценки в разрезе бюджетной структуры с учетом установленных при планировании пределов допустимых отклонений. Как правило, величина таких отклонений может достигать 10%, но в среднем варьируется на уровне 3—5%. Предел — достаточно субъективный параметр, при нормировании значений которого компании предпочтительно руководствоваться удельным весом нормируемой статьи. Если удельный вес статьи «Расходы на персонал» составляет 33% от всех затрат, то предел допустимых отклонений, как правило, будет составлять 0,5—1%, поскольку его планирование осуществляется более тщательно. В отношении канцелярских расходов с долей 0,05-0,1 % в общей величине затрат диапазон отклонений может быть ограничен на уровне 5— 10%.
Таким образом, финансовый менеджер структурирует по важности причины, в первую очередь повлиявшие на получение фактической прибыли ниже запланированной. В нашем примере это снижение на 50% обусловлено (графа «Удельный вес») ростом постоянных затрат и на 50% — недополученными доходами от управляемых объектов недвижимости. На основе произведенных расчетов специалист финансово-экономической службы может подготовить обоснованную аналитическую записку о рекомендациях по исправлению текущей ситуации в будущем. В рассмотренном примере компании может быть рекомендовано увеличить выручку от аренды на 2 млрд руб. и сократить расходы на охрану объектов на 1 млрд руб., а по статье «Расходы на персонал» — на 1,5 млрд руб.
Обобщенные результаты анализа причин отклонений бюджетных показателей позволяют более точно определить меры по повышению эффективности использования недвижимости и учесть их при составлении, согласовании и утверждении производственных операционных программ и планов, бюджетов на следующий период. Для этих целей с помощью дополнительных отчетных данных структурных подразделений предлагается проведение детального факторного анализа причин отклонений фактических значений от запланированных в бюджете. При такой схеме, в частности, функциональный отдел технической эксплуатации предварительно выявляет и оценивает факторы минимизации затрат на эксплуатацию объектов недвижимости (невыполнение части ремонтных работ, внедрение маркетинга затрат, смена подрядных организаций и т.д.). Отдел маркетинга в свою очередь применительно к своим данным анализирует зависимость снижения доходов от аренды от сокращения затрат на маркетинг.
Отметим, что анализ бюджетных отклонений — контроль «по факту свершившейся операции» — не способен предотвратить единичного факта финансово-хозяйственной деятельности, который приводит к неблагоприятному изменению. Такой контроль целесообразен на длительных бюджетных периодах при осуществлении его на регулярной основе: анализируя отклонения, возникающие в годовых бюджетах, можно успеть принять управленческое решение и разработать меры по достижению среднесрочных и долгосрочных ориентиров.
Например, компания по итогам года получает данные о перерасходе денежных средств по статьям «Эксплуатационные расходы» и «Коммунальные услуги», что повлияло на рентабельность введенных строительством объектов недвижимости и сроки их окупаемости. Соответственно для возврата на приемлемый уровень инвестиционной привлекательности она имеет возможность на стадии планирования бюджетов на последующий период разработать комплекс мер по оптимизации и урезанию расходов по соответствующим статьям.